About GWL Realty Advisors

GWLRA is a leader in both the commercial and multi-residential real estate industries. Driven by our values of Integrity, Ambition, Creativity, and Empathy, our vision is to be a sustainable company known for exceptional real estate management, trusted advice, and outstanding service by consistently fulfilling our mission to deliver strong, long-term results for our clients. 
 

L'un des avantages d'être une société immobilière internationale est la variété des options de carrière que nous pouvons offrir à nos employés. Grâce à notre investissement dans votre formation et votre développement, nous pouvons vous donner les moyens d'atteindre vos objectifs.

Où vous voyez-vous ?

Notre équipe de gestion immobilière de Montréal est à la recherche
d’un administrateur de propriétés. À titre d’administrateur de propriétés, vous aurez la responsabilité d’effectuer des tâches administratives liées aux opérations de l’immeuble, (bons de commande, factures, assurances), de traiter les questions liées aux services donnés aux locataires, d’aider à mettre à jour les communiqués et d’effectuer d’autres tâches particulières.

Il s’agit d’une excellente opportunité pour faire avancer votre carrière dans le monde de la gestion immobilière.

Nous sommes à la recherche d’une personne qui travaille avec une grande minutie, qui possède, de préférence, de l’expérience en administration dans le domaine de l’immobilier pour traiter des baux et qui aime fournir un service à la clientèle hors pair.

Les tâches suivantes figureront parmi vos tâches quotidiennes :
  • Répondre à tous les appels téléphoniques entrants et aux demandes de renseignements, aux demandes de services de la part des locataires et les acheminer aux responsables de l’exploitation des immeubles et aux fournisseurs de services, avec professionnalisme et courtoisie,
  • Accueillir et aider tous les visiteurs et les orienter vers la bonne personne,
  • Apporter du soutien à l’égard de l’administration des baux,
  • Préparer, traiter et soumettre des rapports mensuellement comme ceux liés aux comptes fournisseurs, aux transferts électroniques de fonds, aux chèques sans provision et aux dépôts des chèques de règlement des loyers,
  • Gérer le processus d’approvisionnement à partir du bon de commande d’achat jusqu’aux paiements des factures pour les dépenses opérationnelles et pour celles liées aux projets,
  • Tâches administratives, telles que la mise à jour des informations dans les systèmes de gestion des propriétés, la création et le suivi des bons de travail pour le personnel d’entretien,
  • Gérer et tenir à jour le système de gestion de la maintenance Angus Anywhere, incluant l’émission des ordres de travail, des factures destinées aux locataires et de tous les autres rapports connexes, ainsi que l’entrée des données de tous les ordres de travail en temps opportun,
  • Apporter votre aide relativement aux rencontres de locataires, aux activités d’engagement des locataires et au système de demande de travail de l’immeuble,
  • Gérer les processus administratifs relatifs aux documents des entrepreneurs,
  • Tenir à jour les dossiers et s’assurer que les renseignements sont recueillis à temps,
  • Rédaction et envoie d’Avis aux locataires,
  • Assurer la bonne gestion et l’archivage des fichiers,
  • Tenir à jour les certificats d’assurance liés aux locataires et aux entrepreneurs,
  • Aider à la supervision et à la coordination des événements liés à l’immeuble et les événements d’appréciation envers les locataires,
  • Tenir à jour les calendriers d’événements ; aider à coordonner la trousse de bienvenue pour les nouveaux locataires et divers projets ad hoc,
  • Fournir du soutien à l’équipe Gestion des immeubles relativement aux tâches administratives, aux fournitures de bureau, au courrier, à la technologique informationnelle du personnel et aux besoins liés au système téléphonique,
  • Effectuer toute autre tâche assignée,

Exigences :
  • Études postsecondaires de préférence
  • Expérience dans un domaine lié à l’immobilier serait un atout,
  • Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et à l’écrit
  • Expérience d’au moins deux ans en administration
  • Passion pour l’industrie et volonté d’y bâtir une carrière à long terme
  • Très organisé, grande minutie et à l’aise à travailler dans un environnement de travail dynamique où les échéances sont serrées
  • Solides aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles et grande capacité à accomplir plusieurs tâches à la fois
  • Excellentes aptitudes en matière de service à la clientèle et intérêt à toujours vouloir dépasser les attentes
  • Personne dévouée qui travaille en équipe et qui aime s’amuser au travail
  • Connaissances de Microsoft Office, (Word et Excel)
  • Expérience avec les systèmes Yardi ou Angus sera considéré comme un atout


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One of the advantages of being a real estate international company is the variety of the career options that we can offer to our employees. Thanks to our investment in your training and development, we can give you the means to reach your objectives.
Where do you see yourself working?

Our real estate management team in Montreal is looking for a Property Administrator. As such you will be responsible for carrying out administrative tasks linked to the building operations (purchase orders, bills, insurances), working on questions related to services to tenants, updating statements and working on other particular tasks.

It is an excellent opportunity to advance your career in the world of real estate management.

We are looking for a person who pays a great attention to details in the work, who has preferably some experience in administration in the field of real estate to deal with lease rental and who likes to give clients an unparallel service.



RESPONSIBILITIES 
 
  • Answer all incoming phone calls and requests for information, and requests for services coming from tenants and transfer them to persons responsible for managing buildings and services providers, with professionalism and courtesy.
  • Greet and help all visitors and direct them to the right person.
  • Support the administration of leases.
 
  • Prepare, treat and submit monthly reports like those linked to accounts payable, electronic funds transfers, bounced cheques and the deposit of cheques for the payment of the rent.
  • Manage the supply process from the purchase order document up to the payment of bills for the operational expenses and for those related to projects.
  • Work on administrative tasks such as updating information contained in property management systems, establish and follow up on work orders for the maintenance personnel.
  • Manage and maintain the Angus Anywhere maintenance management system, including producing work orders, bills destined to tenants and all the other related reports, and the data entry for all work orders in due time.
  • Help in meeting tenants, engaging tenants and with the work request system used in the building.
  • Manage the administrative processes related to contractors’  documents.
  • Maintain files up to date and insure that information is collected on time.
  • Write and send notices to tenants.
  • Insure the good management and the archiving of files.
  • Mantain up to date the insurance certificates related to tenants and contractors.
  • Help with supervising and coordinating events linked to the building and appreciation activities about tenants.
  • Maintain up to date calendars of events; help with coordinating the welcoming package for new tenants and several special projects.
  • Support the building management team by taking care of administrative tasks, office supplies, mail, information technology for staff and needs linked to the telephone.
  • Perform every other assigned task.


QUALIFICATIONS
  • Post secondary education preferable
  • Experience in a field linked to real estate would be an asset
  • Bilinguism (french and english) oral and written
  • Experience of at least two years in administration
  • A great interest for the industry and the will to make a long term career in it
  • Good organizational skills, great meticulousness and capacity to work in a dynamic environment with tight deadlines
  • Great capacities for communication and interpersonal relationships and multitasking

What we Offer
 
  • 3 Weeks of Vacation per year
  • 3 Paid Personal Days per year
  • Up to $2,000 annual Education Allowance
  • Up to $5,000 annual Mental Health Coverage, plus other comprehensive benefits and savings programs
  • Up to $400 to use towards wellness annually to help support your financial, physical, and mental wellness
'What we Offer' section only applies to full-time employees. 

Our Business

Learn more about our commercial and residential businesses, our values, and careers at GWLRA.

Our Commitment to Diversity

GWL Realty Advisors is an equal opportunity employer. It prohibits discrimination based on age, color, disability, national origin, race, religion, sex, sexual orientation, and any other legally protected class in accordance with applicable federal, provincial and local laws. We are committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace. If you are contacted for an interview and require accommodation during the interviewing process, please let us know.


 

This is a full time position

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