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Coordonnateur(trice) des services aux locataires / Resident Service Coordinator (Montreal, QC)
About GWL Realty Advisors
GWLRA is a leader in both the commercial and multi-residential real estate industries. Driven by our values of Integrity, Ambition, Creativity, and Empathy, our vision is to be a sustainable company known for exceptional real estate management, trusted advice, and outstanding service by consistently fulfilling our mission to deliver strong, long-term results for our clients.
RESPONSIBILITÉS
Service à la clientèle
- Répondre à tous les appels téléphoniques entrants et aux demandes de renseignements par courrier électronique, aux demandes de renseignements sans rendez-vous des résidents actuels avec professionnalisme et courtoisie
- Fournir un service client de qualité supérieure aux clients internes et externes en identifiant et en comprenant leurs besoins
- Promouvoir un fort sentiment dans la communauté
Administration et Opérations
- Tâches administratives telles que la mise à jours des informations dans les systèmes de gestion des propriétés, la création des bons de travail pour le personnel de maintenance, création et suivi des bons de commande et d'autres fonctions connexes.
- Développer et maintenir une ligne de communication efficace avec le personnel, les résidents et les entrepreneurs; coordonner avec le personnel du site et assurer la liaison avec diverses équipes internes
- Rédaction et envoie des avis aux locataires
- Correspondre avec l'administratrice de propriété concernant les ajustements quotidiens sur les états de comptes des résidents; tels que les ajustements aux frais de stationnement et lockers
- Émettre et suivre les bons de travail et les bons de commande
- Surveiller les dépenses en fonction du budget établi par le gestionnaire immobilier
- Procéder à des inspections pour s'assurer que les travaux des entrepreneurs externes sont conformes aux demandes des bons de travail
- Utiliser le système de gestion immobilière pour extraire divers rapports
- Accueillir les nouveaux résidents et fournir une orientation complète en coordination avec l'équipe de location
- Organiser le bureau pour s'assurer qu'il est bien rangé et bien organisé
- Surveiller l'inventaire des fournitures de bureau
- Assurer la bonne gestion et l'archivage des fichiers
Marketing
- Aider à la coordination des événements
- Tenir à jour les calendriers d'événements; aider à coordonner la trousse de bienvenue pour les nouveaux locataires et divers projets ad hoc
- Aider lors des enquêtes de satisfaction des locataires
- Apporter un soutien à l’équipe de location avec les appels des résidents potentiels ou sans rendez-vous, au besoin
QUALIFICATIONS
- 1+ an d'expérience dans le service à la clientèle (idéalement dans un centre d'appels, vente au détail ou hôtellerie)
- Expérience administrative souhaitée
- Un baccalauréat est préférable
- Expérience en gestion immobilière, un atout
- Passionné par le service client et toujours à la recherche de moyens d'aller au-delà des attentes
- Excellentes compétences en résolution de problèmes et capacité à naviguer dans des situations complexes
- Un haut niveau de professionnalisme
- Une personne hautement collaborative avec de solides compétences en communication (écrites, orales et interpersonnelles)
- Connaissance de niveau intermédiaire de Yardi 7S, Concierge et MS Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
- Doit être autonome avec un degré élevé d'initiative, de flexibilité, d’autonomie et de professionnalisme
- Posséder une connaissance des pratiques en santé et sécurité
- Doit être apte à travailler dans différents immeubles
We’re looking for a Resident Services Coordinator to support a busy multi-residential property management office! Some of the major responsibilities for this role include responding to a variety of current and prospective resident inquiries, supporting the leasing and operating teams throughout the sales process.
RESPONSIBILITIES
Customer Service
- Answer all incoming telephone calls and email inquiries, walk-in inquiries from current residents professionally and courteously
- Provide superior customer service to both internal and external clients by identifying and understanding the needs of others
- Promote a strong sense of community
Administration and Operations
- Administrative duties such as maintenance of information into property management systems, inputting work orders, purchase orders and other related job functions.
- Develop and maintain an effective line of communication with staff, residents and contractors; coordinate with site staff and liaise with various internal teams to provide support as required
- Managing the communication and execution of tenant Advisory Notices
- Correspond with Property Administrator regarding the daily resident adjustments, parking adjustments, rent adjustments, and resident discharge adjustments
- Issue and track work orders and purchase orders
- Monitor expenses to budget as directed by the Property Manager
- Review all incoming and outgoing in-suite inspections and repairs to ensure resident satisfaction and external contractors are compliant to work order requests
- Utilize the property management system to record transactions and run various operating reports
- Welcome new residents and provide a full orientation in coordination with Leasing Team
- Organize office area to ensure it is kept tidy and well-organized
- Monitor inventory office stationery supplies
- Ensure proper file management and archive of files
Marketing
- Assisting with coordination and execution of events
- Maintaining event calendars; assist in coordinating new tenant welcome package, and various ad hoc projects
- Assisting with Tenant Satisfaction Surveys and summaries
QUALIFICATIONS
- 1+ year of experience in customer service (ideally within a call center or retail based or hospitality environment)
- Previous administrative experience preferred
- Bachelor’s Degree is preferred
- Property Management/Real Estate experience an asset
- Passionate about customer service and always looking for ways to go above and beyond the call of duty
- Excellent problem-solving skills and able to navigate around complex situations
- A strong level of professionalism
- A highly collaborative individual with strong communication skills (written, oral and interpersonal relationship skills)
- Intermediate level knowledge of Yardi 7S, Concierge and MS Office (Word, Excel, Outlook, and PowerPoint)
- Must be a self-starter with high degree of initiative, flexibility, independence and professionalism
- Possess knowledge of health and safety practices
- Must be able to work in different locations
What we Offer
- 3 Weeks of Vacation per year
- 3 Paid Personal Days per year
- Up to $2,000 annual Education Allowance
- Up to $5,000 annual Mental Health Coverage, plus other comprehensive benefits and savings programs
- Up to $400 to use towards wellness annually to help support your financial, physical, and mental wellness
Our Business
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Our Commitment to Diversity
GWL Realty Advisors is an equal opportunity employer. It prohibits discrimination based on age, color, disability, national origin, race, religion, sex, sexual orientation, and any other legally protected class in accordance with applicable federal, provincial and local laws. We are committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace. If you are contacted for an interview and require accommodation during the interviewing process, please let us know.
This is a full time position