One of the great things about being an international real estate company is the variety of career options we can offer our employees. Combined with our investment in your learning and development, we can empower you to achieve your goals.

You could be managing a real estate portfolio for a large pension fund, buying or selling properties, overseeing a development project, managing or leasing a building, or taking on corporate responsibilities related to finance, human resources, sustainability or communications. As careers go, there’s a lifetime of opportunity here.

Where do you see yourself? 
 



Our Montreal team is currently on the lookout to expand their property management team. We are currently looking for a spectacular Tenant Service Coordinator to support our small but mighty Montreal team to oversee a portfolio of properties within the commercial space. This is an exciting opportunity for someone looking to step into the world of property management as the tenant service coordinator role is a stepping stone into the industry. We are ideally looking for a customer service driven professional. Ideally someone from the retail or hospitality space that is passionate about going customer service and building relationships.


We will count on you to be the main point of contact for external and internal stakeholders. If you are an individual who is a strong communicator, highly organized and proactive when it comes to problem solving, then this opportunity may be right for you!

Some of your day to day responsibilities will include:
  • Answer all incoming telephone calls, which includes receiving tenant service requests and issue these to Building Operators and/or service providers
  • Manage the front desk reception and welcome and assist all visitors to the office and direct them to the appropriate party
  • Manage and maintain the Angus Maintenance Management System, which includes:  generating work orders, and all other related reports, and input all completed work orders in a timely manner
  • Follow up with tenants on a regular basis to ensure work or requests were completed in a satisfactory manner
  • Respond professionally and promptly to all tenant concerns and inquiries and log all requests
  • Track tenant work orders and prepare monthly summary identifying satisfaction levels with the services being provided
  • Act as an operations resource to the Property Management team
  • Develop and maintain an effective line of communication within the Property Management group and provide administrative support as required
  • Interact with internal staff, tenants and external service providers to ensure building standards are adhered to and service performance is at an optimum
  • Maintain tenant contact information and coordinate/assist with tenant building/appreciation events
  • Responsible for all outgoing and incoming mail services – including courier requirements
  • Oversee office (stationary and supplies, kitchen, boardroom, courier, equipment, filing and routine correspondence to tenants, contractors, and staff)
  • Other duties as required
Requirements:
  • Education required include a post-secondary degree or equivalent
  • Minimum of two years office related experience; previous experience in Property Management and/or Real Estate is an asset
  • Proficient in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) and other property management applications (Angus Maintenance Management system / Angus Anywhere program)
  • Excellent customer service skills
  • Proven organizational and multi-tasking skills
  • Ability to work both independently and as part of a team
  • Knowledge and understanding of legal documents (i.e. lease, storage and parking agreements)
  • Ability to deal with confidential/sensitive issues using discretion
  • Strong communication skills both written and oral
  • Proactive and takes initiative; willingness to complete various administrative tasks, flexible with job duties
  • Self motivated, professional and flexible
  • Cheerful and polite disposition
Notre équipe de Montréal cherche actuellement à agrandir son équipe Gestion des immeubles. Nous sommes actuellement à la recherche d’un coordonnateur, Services aux locataires exceptionnel, qui apportera son soutien à notre petite (mais tellement formidable) équipe de Montréal dans la supervision d’un portefeuille immobilier (espaces commerciaux). Il s’agit d’une occasion en or pour toute personne souhaitant faire sa place dans le secteur de la gestion immobilière. En effet, le poste de coordonnateur, Services aux locataires constitue un excellent tremplin pour intégrer cette industrie. Le candidat parfait pour ce poste est un professionnel, idéalement issu du secteur du commerce de détail ou de l’hôtellerie, qui a à cœur d’offrir un service à la clientèle de qualité et de bâtir des liens.

Le titulaire de ce poste agira en tant que principale personne-ressource auprès de nos partenaires externes et internes. Si vous êtes un communicateur hors pair, une personne très organisée et proactive quand vient le temps de résoudre des problèmes, alors cette occasion est peut-être pour vous!

Parmi vos tâches quotidiennes, vous aurez à :
  • Répondre à tous les appels entrants, ce qui comprend la réception de demandes de services de la part de locataires et l’acheminement de ces demandes aux responsables, Exploitation des bâtiments et aux fournisseurs de services
  • S’occuper du comptoir de la réception, accueillir et aider tous les visiteurs au bureau; les orienter vers l’intervenant approprié
  • Gérer et tenir à jour le système de gestion de la maintenance Angus, ce qui comprend la production d’ordres de travail et tous les autres rapports connexes, ainsi que l’entrée des données de tous les ordres de travail en temps opportun
  • Faire le suivi auprès des locataires sur une base régulière afin de s’assurer que les travaux et les demandes ont été effectués de façon satisfaisante
  • Répondre de manière professionnelle et rapide à toutes les inquiétudes et demandes des locataires; tenir un registre de toutes les demandes
  • Faire le suivi des ordres de travail des locataires et préparer le sommaire mensuel qui détermine les niveaux de satisfaction relativement aux services offerts
  • Agir à titre de personne-ressource pour l’équipe de la Gestion des immeubles
  • Établir et entretenir une bonne communication avec l’équipe de la Gestion des immeubles ainsi qu’offrir un soutien administratif au besoin
  • Interagir avec les membres du personnel, les locataires et les fournisseurs de services externes afin de s’assurer que les normes de bâtiment sont respectées et que la qualité du service est optimale
  • Tenir à jour le carnet des coordonnées des locataires et superviser les événements liés à l’immeuble et les événements d’appréciation envers les locataires et apporter votre aide à cet égard
  • Être responsable des services de courrier sortant et entrant, y compris les exigences liées au service de messagerie
  • S’occuper du bureau (papeterie et fournitures, cuisine, salle de conférence, messagerie, matériel, classement et correspondance de routine destinée aux locataires, entrepreneurs et membres du personnel)
  • Effectuer d’autres tâches, selon les besoins
Exigences
  • Diplôme d’études postsecondaires ou formation équivalente
  • Minimum de deux années d’expérience en travail de bureau; une expérience dans l’équipe de la Gestion des immeubles ou des Biens immobiliers est un atout
  • Très bonne connaissance de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) et de certains programmes relatifs à la gestion des immeubles (système de gestion de la maintenance Angus / programme Angus AnyWhere)
  • Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle
  • Sens de l’organisation manifeste et habileté à mener plusieurs tâches de front reconnue
  • Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
  • Connaissances à l’égard de certaines questions juridiques et compréhension de documents juridiques (ententes de location, d’entreposage et de stationnement)
  • Disposition à s’occuper de questions de nature confidentielle/délicate avec discrétion
  • Solides compétences en communication écrite et verbale
  • Attitude proactive et esprit d’initiative; volonté d’accomplir diverses tâches administratives, souplesse à l’égard des tâches du poste
  • Faculté de se motiver, professionnalisme et souplesse
  • Enthousiasme et politesse
 
 

 
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