About GWL Realty Advisors

GWLRA is a leader in both the commercial and multi-residential real estate industries. Driven by our values of Integrity, Ambition, Creativity, and Empathy, our vision is to be a sustainable company known for exceptional real estate management, trusted advice, and outstanding service by consistently fulfilling our mission to deliver strong, long-term results for our clients. 
 

Notre équipe de Montréal est actuellement à la recherche d’un Coordonnateur(trice), Service aux locataires exceptionnel, qui apportera son soutien à l’équipe de gestion immobilière dans la supervision d’un portefeuille de propriétés commerciales. Il s’agit d’une opportunité passionnante pour quelqu’un qui cherche à entrer dans le monde de la gestion immobilière, car le rôle de Coordonnateur(trice), Service aux locataires est un tremplin dans l’industrie.

Nous sommes à la recherche d’un professionnel, qui est passionné par le service à la clientèle et les relations interpersonnelles.

Le titulaire de ce poste agira en tant que principale personne-ressources auprès de nos partenaires externes et internes.  Si vous êtes un communicateur hors pair, une personne très organisée et proactive quand vient le temps de résoudre des problèmes, alors c’est peut-être la bonne opportunité pour vous!


RESPONSIBILITÉS

Service à la clientèle

 
  • Répondre à tous les appels téléphoniques entrants et aux demandes de renseignements, aux demandes de services de la part des locataires et les acheminer aux responsables de l’exploitation des immeubles et aux fournisseurs de services, avec professionnalisme et courtoisie,
  • S’occuper du comptoir de la réception, accueillir et aider tous les visiteurs et les orienter vers la bonne personne,
  • Fournir un service client de qualité supérieure aux clients internes et externes en identifiant et en comprenant leurs besoins

Administration et Opérations
 
  • Tâches administratives, telles que la mise à jour des informations dans les systèmes de gestion des propriétés, la création et le suivi des bons de travail pour le personnel d’entretien,
  • Gérer et tenir à jour le système de gestion de la maintenance Angus Anywhere, incluant l’émission des ordres de travail, des factures destinées aux locataires et de tous les autres rapports connexes, ainsi que l’entrée des données de tous les ordres de travail en temps opportun,
  • Préparer des rapports mensuels faisant état des services facturés aux locataires pour les travaux effectués,
  • Faire le suivi auprès des locataires sur une base régulière afin de s’assurer que les travaux et les demandes ont été effectués de façon satisfaisante et que la qualité du service est optimale,
  • Faire le suivi des ordres de travail des locataires et préparer le sommaire mensuel qui détermine les niveaux de satisfaction relativement aux services offerts,
  • Développer et maintenir une ligne de communication efficace avec le personnel, les locataires et les entrepreneurs; coordonner avec le personnel du site et assurer la liaison avec diverses équipes internes,
  • Rédaction et envoie des Avis aux locataires
  • Utiliser le système de gestion immobilière pour extraire divers rapports,
  • Organiser le bureau pour s'assurer qu'il est bien rangé et bien organisé,
  • Assurer la bonne gestion et l'archivage des fichiers,
  • Agir à titre de personne-ressource pour l’équipe de la Gestion des immeubles,
  • Établir et entretenir une bonne communication avec l’équipe de la Gestion des immeubles ainsi qu’offrir un soutien administratif au besoin,
  • Tenir à jour le carnet des coordonnées des locataires,
  • Être responsable des services de courrier sortant et entrant, y compris les exigences liées au service de messagerie,
  • Tenir à jour les certificats d’assurance liés aux locataires et aux entrepreneurs
  • S’occuper du bureau (papeterie et fournitures (inventaire), cuisine, salle de conférence, messagerie, matériel, classement et correspondance de routine destinée aux locataires, entrepreneurs et membres du personnel)
  • Effectuer d’autres tâches, selon les besoins.

Marketing
 
  • Aider à la supervision et à la coordination des événements liés à l’immeuble et les événements d’appréciation envers les locataires,
  • Tenir à jour les calendriers d'événements; aider à coordonner la trousse de bienvenue pour les nouveaux locataires et divers projets ad hoc,
  • Aider lors des enquêtes de satisfaction des locataires.

QUALIFICATIONS
 
  • 1+ an d'expérience dans le service à la clientèle (idéalement en immobilier ou en commerce de détail),
  • Expérience administrative souhaitée,
  • Expérience en gestion immobilière, un atout,
  • Passionné par le service client et toujours à la recherche de moyens d'aller au-delà des attentes,
  • Excellentes compétences en résolution de problèmes et capacité à naviguer dans des situations complexes,
  • Une personne hautement collaborative avec de solides compétences en communication (écrites, orales et interpersonnelles),
  • Connaissance de niveau intermédiaire de Yardi 7S, Angus Anywhere et MS Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint),
  • Doit être autonome avec un degré élevé d'initiative, de débrouillardise, de flexibilité, d’autonomie et de professionnalisme,
  • Doit être apte à travailler dans différents immeubles.

Our Montreal team is currently seeking for an exceptional Tenant Service Coordinator who will support the property management team in overseeing a portfolio of commercial properties. This is an exciting opportunity for someone looking to enter the world of property management, as the role of Coordinator, Tenant Services is a stepping stone into the industry.

We are looking for a professional, who is passionate about customer service and interpersonal relations.

The incumbent of this position will act as the main resource person with our external and internal partners. If you are an outstanding communicator, a very organized and proactive person when it comes to solving problems, then this may be the right opportunity for you!

RESPONSIBILITIES

Customer service

• Answer all incoming telephone calls and inquiries, service requests from tenants and forward them to building operators and service providers, with professionalism and courtesy,
• Take care of the reception counter, Welcome and help all visitors and direct them to the right person,
• Provide superior customer service to internal and external customers by identifying and understanding their needs.

Administration and Operations

• Administrative tasks, such as updating information in property management systems, creating and tracking work orders for maintenance staff,
• Manage and maintain the Angus Anywhere maintenance management system, including issuing work orders, tenant invoices and all other related reports, as well as data entry of all work orders, timely work,
• Prepare monthly reports showing services billed to tenants for work performed,
• Follow up with tenants on a regular basis to ensure that the work and requests have been carried out satisfactorily and that the quality of service is optimal,
• Follow up on tenant work orders and prepare the monthly summary that determines satisfaction levels with the services offered,
• Develop and maintain an effective line of communication with staff, tenants and contractors; coordinate with site personnel and liaise with various internal teams,
• Writing and sending notices to tenants
• Use the property management system to extract various reports,
• Organize the office to ensure that it is tidy and well organized,
• Ensure the proper management and archiving of files,
• Act as a resource person for the Property Management team,
• Establish and maintain good communication with the Property Management team and provide administrative support as needed,
• Maintain the tenant contact information log,
• Be responsible for outgoing and incoming mail services, including courier service requirements,
• Maintain insurance certificates related to tenants and contractors,
• Take care of the office (stationery and supplies (inventory), kitchen, conference room, messaging, equipment, filing and routine correspondence for tenants, contractors and staff members)
• Perform other duties as required.

Marketing

• Assist in the supervision and coordination of building-related events and tenant appreciation events,
• Maintain event calendars; help coordinate the welcome kit for new tenants and various ad hoc projects,
• Assist with tenant satisfaction surveys

QUALIFICATIONS

• 1+ year of experience in customer service (ideally in real estate or retail),
• Desired administrative experience,
• Experience in property management, an asset,
• Passionate about customer service and always looking for ways to exceed expectations,
• Excellent problem-solving skills and ability to navigate complex situations,
• A highly collaborative person with strong communication skills (written, oral and interpersonal),
• Intermediate level knowledge of Yardi 7S, Angus Anywhere and MS Office (Word, Excel, Outlook and PowerPoint),
• Must be autonomous with a high degree of initiative, resourcefulness, flexibility, autonomy and professionalism,
• Must be able to work in different buildings.

What we Offer
 
  • 3 Weeks of Vacation per year
  • 3 Paid Personal Days per year
  • Up to $2,000 annual Education Allowance
  • Up to $5,000 annual Mental Health Coverage, plus other comprehensive benefits and savings programs
  • Up to $400 to use towards wellness annually to help support your financial, physical, and mental wellness

Our Business

Learn more about our commercial and residential businesses, our values, and careers at GWLRA.


Our Commitment to Diversity

GWL Realty Advisors is an equal opportunity employer. It prohibits discrimination based on age, color, disability, national origin, race, religion, sex, sexual orientation, and any other legally protected class in accordance with applicable federal, provincial and local laws. We are committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace. If you are contacted for an interview and require accommodation during the interviewing process, please let us know.


 

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