About GWL Realty Advisors

GWLRA is a leader in both the commercial and multi-residential real estate industries. Driven by our values of Integrity, Ambition, Creativity, and Empathy, our vision is to be a sustainable company known for exceptional real estate management, trusted advice, and outstanding service by consistently fulfilling our mission to deliver strong, long-term results for our clients. 
 

Nous cherchons actuellement à recruter un gestionnaire communautaire qui jouerait un rôle vital dans le bon fonctionnement d’un immeuble résidentiel et serait responsable du rendement global de la propriété et du rendement quotidien du personnel. Si vous avez à cœur de fournir un service exceptionnel à la clientèle et de travailler pour un chef de file dans l’industrie, alors n’hésitez pas à vous joindre à l’équipe de Conseillers immobiliers résidentiels GWL.

Vue d’ensemble du poste : Ce rôle est important pour le bon fonctionnement d‘un immeuble résidentiel et pour le rendement global de la propriété. Les aspects du rendement comprennent la commercialisation, l’administration, le contrôle des dépenses, l’optimisation du revenu, l’entretien matériel des bâtiments et des propriétés environnantes, la gestion quotidienne et la formation des employés de soutien.


RESPONSABILITÉS

Service à la clientèle :

 
  • S’occuper de manière professionnelle et courtoise de toutes les demandes de renseignements, des rétroactions, des plaintes ou des préoccupations.
  • Se soucier en général de la satisfaction de la clientèle.
  • S’assurer que les tâches et fonctions dévolues à tous les membres de l’équipe sont achevées à temps, le cas échéant.
  • Participer à des réunions avec des directeurs de portefeuilles pour s’assurer que tous les employés se conforment à la politique et aux procédures, le cas échéant.

Gestion :
 
  • Assumer la responsabilité et l’imputabilité de la supervision et des activités de tous les employés sur place, les fournisseurs de services et les entrepreneurs.
  • Assurer la mise à jour de tous les registres, inspections, certificats et permis.
  • Accueillir les réunions mensuelles de tout le personnel chargé de la santé et de la sécurité sur place.
  • Accueillir les réunions hebdomadaires de l’équipe conjointement avec le gestionnaire de propriété.
  • Assurer la conformité à toutes les lois, notamment la Loi sur l’utilisation des locaux d’habitation, la Loi sur la protection des locataires, la Loi sur les relations de travail, le Code de prévention des incendies, et la Loi sur la santé et la sécurité au travail.
  • Participer (en les supervisant) à des grands projets de construction, y compris la distribution d’avis, de documents de coordination et de mises à jour à l’intention des résidents.
  • Effectuer les examens du rendement de tous les subalternes directs, le cas échéant.
  • Mettre en œuvre les améliorations de processus.
  • Effectuer l’orientation et la formation complètes des employés actuels et nouveaux selon les politiques et procédures établies.

Santé et sécurité :
 
  • Renseigner tous les employés sur leur rôle à l’égard des normes de santé et de sécurité.
  • Se conformer à la politique de santé et de sécurité de la compagnie.
  • S’assurer que tous les vendeurs et entrepreneurs se conforment à la politique établie de santé et de sécurité, et intervenir immédiatement en cas d’infractions, de conditions dangereuses ou d’équipement endommagé.
  • Veiller à ce que les employés portent l’équipement de protection personnel (ÉPP) requis.

Commercialisation et location à bail :
 
  • Maintenir les niveaux d’occupation et de location conformes aux attentes budgétaires.
  • Superviser les activités de location à bail pour assurer la productivité de concert avec l’équipe de location.
  • Veiller à ce que tous les formulaires de location à bail soient dûment remplis

Entretien :
 
  • Faire en sorte que toutes les réparations d’entretien soient effectuées à temps, à la satisfaction des résidents et en assurant leur sécurité (dans un délai de 24 à 48 heures).
  • S’acquitter des fonctions et responsabilités de fin de mois, y compris les inspections préalables de suites, le calendrier de travail des entrepreneurs et du personnel pour la rotation des suites.
  • Examiner et évaluer les demandes de réparations et d’entretien pour assurer leur conformité aux dépenses budgétaires et opérationnelles, le cas échéant.
  • Surveiller les inspections de suites à l’arrivée et au départ des locataires, et les documenter au besoin.
  • Effectuer des inspections annuelles des suites.
  • S’assurer que tous les techniciens suivent les procédures de santé et de sécurité et celles de Conseillers immobiliers GWL.

Administration et rapports :
 
  • Superviser la perception des loyers en visant une absence totale de retard chaque mois et en suivant les retards fréquents.
  • Participer à la tenue des comptes créditeurs au besoin.
  • Effectuer des inspections au hasard des immeubles et des suites.
  • Remplir tous les rapports prévus par le contrat de gestion immobilière.
  • Effectuer et documenter des inspections mensuelles des locaux et suites vacants, signaler couramment toutes les défectuosités décelées et intervenir en conséquence.
  • Exercer d’autres fonctions attribuées.

QUALIFICATIONS
 
  • Trois ans d’expérience à titre de gestionnaire ou de superviseur
  • Un baccalauréat est préférable.
  • Posséder une expérience en gestion des propriétés résidentielles et une connaissance pratique des mécanismes d’immeubles.
  • Posséder un permis de conduire valide et une preuve d’assurance.
  • Posséder des capacités exceptionnelles de communication et d‘entregent
  • Connaissance de niveau intermédiaire de Yardi et de MS Office (Word, Excel, Outlook, et PowerPoint).
  • Posséder un grand souci du détail, une forte capacité de résolution de problèmes et de suivi.
  • Faire preuve d’autonomie, de beaucoup d’initiative, de souplesse et de professionnalisme.
  • Capacité de travailler avec un groupe diversifié de personnes et d’intérêts en respectant leur sensibilité culturelle.
  • Connaître les pratiques de santé et de sécurité.
  • Capacité de suivre des instructions orales et écrites et de maintenir des relations de travail axées sur l’efficacité et la coopération
  • Capacité de travailler selon un horaire flexible

We are currently recruiting a Community Manager who would play a vital role in the successful operation of a residential building and is responsible for the overall performance of the property and the daily performance of staff. If your goal is to provide exceptional customer service and work for an industry leader then apply now to join the GWLRA Residential Team.

Position Overview: this role is important to the successful operation of a residential building and is responsible for the overall performance of the property. Performance metrics include marketing, administration, expense control, income maximization, physical maintenance of the buildings and surrounding property, daily management and training of support staff.


RESPONSIBILITIES

Customer Service:

 
  • Professionally and courteously handle all inquiries, feedback, complaints or concerns
  • Maintain an overall focus on enhancing the customer experience
  • Ensure all team members tasks/duties are completed on time, if applicable
  • Participate in monthly meetings with portfolio leads to ensure that all staff are following policy and procedures, if applicable

Management:
 
  • Be responsible and accountable for the supervision and activities of all site staff, service providers and contractors
  • Ensure all appropriate logs, inspections, certificates, permits are up-to-date
  • Host monthly health and safety meeting with all site staff
  • Host weekly team meetings in conjunction with the Property Manager
  • Ensure compliance with all legislation including but not limited to the Residential Tenancies Act, Tenant Protection Act, Labour Relations Act, Fire Code, and Occupational Health & Safety Act
  • Assist and oversee management of major building projects including distribution of notices, coordination, and resident updates
  • Conduct performance reviews of all direct reports, if applicable
  • Implement process improvements
  • Complete thorough orientation and training of new and existing staff according to established policies and procedures

Health & Safety:
 
  • Educate all staff about their role with respect to Health & Safety standards
  • Follow the company’s Health and Safety policy
  • Ensure all vendors and contractors comply with the established health and safety policy, and immediately address any infractions, hazardous conditions, or damaged equipment
  • Ensure staff wears prescribed Personal Protective Equipment (PPE) as required

Marketing and Leasing:
 
  • Maintain occupancy and rental income levels which comply with budgeted expectations
  • Oversee leasing activities to ensure productivity with leasing team
  • Ensure all leasing forms are properly completed

Maintenance:
 
  • Ensure maintenance repairs are completed on a timely basis to ensure resident satisfaction and safety (within 24 – 48 hours)
  • Complete month-end duties and responsibilities, including suite pre-inspection and scheduling of contractors and staff for turnover of suites
  • Review and evaluate repairs and maintenance requests to ensure they meet budgetary and operational expenses, if applicable
  • Monitor incoming and outgoing suite inspections and document as required
  • Conduct annual suite inspections
  • Ensure all technicians are following health and safety and GWLRA procedures

Administration and Reporting:
 
  • Oversee rent collection striving for zero arrears each month and track frequent delinquency
  • Assist with accounts payable when required
  • Conduct random site inspections of buildings and suites
  • Complete any reporting consistent with requirements of the property management contract
  • Perform and document monthly site and vacant suite inspections, routinely follow-up to ensure all deficient items identified are addresses in a timely manner
  • Other duties as assigned

QUALIFICATIONS
 
  • 3 years of experience in a managerial or supervisor role
  • Bachelor’s Degree is preferred
  • Residential Property Management experience is required with working knowledge of building mechanics
  • Must possess valid driver’s license and proof of insurance
  • Must possess exceptional communication and interpersonal relationship skills
  • Intermediate level knowledge of Yardi and MS Office (Word, Excel, Outlook, and PowerPoint)
  • Strong attention to detail, problem-solving, and follow-up is required
  • Must be a self-starter with high degree of initiative, flexibility, and professionalism
  • Ability to work with a diverse group of people and interests while being culturally aware
  • Possess knowledge of health and safety practices
  • Ability to follow oral and written instructions and be able to maintain effective and cooperative working relationships
  • Ability to work flexible hours

What we Offer
 
  • 3 Weeks of Vacation per year
  • 3 Paid Personal Days per year
  • Up to $2,000 annual Education Allowance
  • Up to $5,000 annual Mental Health Coverage, plus other comprehensive benefits and savings programs
  • Up to $400 to use towards wellness annually to help support your financial, physical, and mental wellness

Our Business

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Our Commitment to Diversity

GWL Realty Advisors is an equal opportunity employer. It prohibits discrimination based on age, color, disability, national origin, race, religion, sex, sexual orientation, and any other legally protected class in accordance with applicable federal, provincial and local laws. We are committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace. If you are contacted for an interview and require accommodation during the interviewing process, please let us know.


 

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